100% digitaal werken met DMS & RMA Portaal
“Een documentmanagement en recordmanagement oplossing vraagt vanwege de complexiteit en specifieke eisen rondom onze preventieve zorgverlening om een goede inrichting. Het eConnect DMS & RMA Portaal van ETTU stelt ons in staat om volledig digitaal te werken en maakt substitutie mogelijk. Hiermee beschikt onze organisatie dan ook over een standaard oplossing die zich bovendien reeds bewezen heeft in de markt. Onze medewerkers kunnen nu sneller informatie terugvinden, waardoor wij onze klanten gerichter van informatie kunnen voorzien. En dat vinden wij als GGD enorm belangrijk!”
De uitdaging
De Gemeentelijke Gezondheid Dienst (GGD) Brabant-Zuidoost is verantwoordelijk voor het verlenen van preventieve zorg in de regio’s Eindhoven, Helmond, De Peel en De Kempen. Deze zorg wordt geboden aan 21 gemeenten met in totaal ruim 730.000 inwoners. De taken van de GGD Brabant-Zuidoost zijn heel divers en liggen op het terrein van de jeugdgezondheidszorg, epidemiologie, gezondheidsvoorlichting en reizigerszorg. De GGD werkt hierbij in opdracht van de verschillende gemeenten en moet ook verantwoording afleggen over de werkzaamheden van de primaire processen.
Om deze verantwoording af te leggen, is het belangrijk dat de ruim 450 medewerkers van de GGD Brabant-Zuidoost snel alle informatie beschikbaar hebben. Voorheen werd informatie verspreid door de organisatie opgeslagen, onder andere lokaal op de computers, fysieke archiefkasten en in mailboxen van medewerkers. Hierdoor nam het terugvinden van informatie enorm veel tijd in beslag en was er niet direct een overzicht van alle informatie. Daarnaast heeft de GGD Brabant-Zuidoost als doel gesteld om in 2015 volledig digitaal te werken, waarbij alle informatie over preventief gezond blijven plaats-onafhankelijk en digitaal beschikbaar moet zijn. De GGD Brabant-Zuidoost zocht daarom een documentmanagement-oplossing die tevens het fysieke archief kon vervangen.
De oplossing
De GGD Brabant-Zuidoost heeft gekozen voor het eConnect DMS & RMA Portaal van ETTU. Het portaal ondersteunt de GGD volledig bij procesgericht- en zaakgericht werken in SharePoint. Medewerkers kunnen met het eConnect DMS & RMA Portaal eenvoudig samenwerken aan documenten. Bovendien zijn documenten altijd in de laatste versie beschikbaar en kunnen de documenten onafhankelijk van tijd en plaats worden ontsloten.
Medewerkers van de GGD kunnen nu direct zien welke medewerker aan welke zaak werkt en wat de actuele status van deze zaak is. Doordat de GGD Brabant-Zuidoost werkt vanuit verschillende locaties, is nu ook bekend waar de verschillende medewerkers zitten. Al deze informatie kan door middel van de krachtige SharePoint zoekfunctionaliteit eenvoudig worden teruggevonden.
Het portaal is daarnaast gekoppeld aan i-Navigator. Met de i-Navigator applicatie kunnen archief/DIV-medewerkers eenvoudig zaaktypen, documenttypen en meta-data beheren binnen SharePoint. Dit zorgt ervoor dat de informatie en documentatie altijd op de juiste manier wordt opgeslagen en teruggevonden kan worden.
De meerwaarde
Met het eConnect DMS & RMA Portaal beschikken de medewerkers over een centrale opslag van alle documenten en gerelateerde informatie. Dit zorgt voor transparantie, snelheid en een betere interne samenwerking. De cliënten van de GGD Brabant-Zuidoost kunnen daarnaast sneller en met meer en betere informatie geholpen worden. Hierdoor is de GGD Brabant Zuidoost in staat om effectiever haar taak uit te voeren en de gezondheid van burgers te bevorderen en hen te beschermen tegen ziekten en calamiteiten. Ook richting de verschillende gemeenten en andere stakeholders waarmee de GGD een relatie heeft, is een betere samenwerking mogelijk doordat alle informatie sneller en beter inzichtelijk is.
Het archief wordt daarnaast volledig digitaal ondergebracht in SharePoint en voldoet hiermee aan de strengste eisen op het gebied van substitutie. Medewerkers zijn hierdoor minder tijd kwijt met het terugvinden van informatie, omdat de informatie en documentatie eenvoudig en digitaal te raadplegen is.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Neem voor meer informatie over deze referentiecase of over andere oplossingen contact met ons op.