Nieuwe mogelijkheid vermindert de tijd voor het ophalen van gegevens en herstel aanzienlijk en geeft een rustiger gevoel bij dreiging van gegevensverlies.

Er kwam een perfecte storm aan

KSS is een toonaangevende leverancier van bedrijfsoplossingen voor kinderdagverblijven in heel Nederland. Als een vroege gebruiker van Microsoft Office 365 was het IT-team van het bedrijf verantwoordelijk voor back-ups maken van gegevens van Office 365 (Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven en SharePoint), wat zeer belangrijk was voor het werk van het interne back-office personeel van KSS, externe klanten en organisaties in de grotere groep. Maar er kwam een perfecte storm aan. Iedereen was afhankelijk van de bestaande archiverings- en backupoplossing van het bedrijf om het werk uit te kunnen voeren. Een combinatie van menselijke fouten, onervaren gebruikers in de kinderdagverblijven en lastige en tijdrovende back-up en gegevensherstel betekende dat het team zich steeds meer zorgen begon te maken over de dreiging van gegevensverlies.

“Een aantal van onze gebruikers zijn niet erg thuis in IT en gegevensverlies was een dreiging die altijd aanwezig was. Met onze vorige back-upoplossing kostte het vier uur om van alles een back-up te maken en het duurde ook net zo lang om bijvoorbeeld een mailbox te herstellen. Toen iemand per ongeluk iets had verwijderd, was het een nachtmerrie om de gegevens terug te halen. Het was een langdurig proces en iedereen verspilde zijn of haar tijd hiermee,” zei Ronald van Beers, ICT-coördinator bij KSS.

“Mensen denken dat wanneer je gebruikmaakt van de cloud, alle gegevens veilig zijn. Maar in de cloud werken betekent niet dat je veilig bezig bent en we hadden dringend behoefte aan CASE STUDY Barracuda Networks • CASE STUDY DATA PROTECTION een effectievere cloud-to-cloud-back-upoplossing om onze gegevens beter te kunnen beschermen en alles sneller te kunnen laten verlopen.”

Gebruikers hadden het ook moeilijk met systeemtoegang. “We hebben 200 filialen voor kinderopvang en het was ook niet heel eenvoudig om in te loggen op het systeem. We hadden dus ook een eenvoudigere oplossing nodig met makkelijke toegang zodat iedereen zonder problemen toegang kon krijgen tot het systeem. We wilden het ook eenvoudiger maken om documenten en gegevens met elkaar te delen om samen te kunnen werken,” vertelde van Beers.

Profiel
  • Nederlandse aanbieder van zakelijke oplossingen voor organisaties voor de ontwikkeling van kinderen en jeugd
  • Gevestigd in Eindhoven, Nederland
  • Onderdeel van overkoepelende organisatie met 11
    andere bedrijven
  • Meer dan 2500 werknemers
Uitdagingen
  • Migreer naar een cloud-to-cloud-back-upoplossing
  • Zorgen over de dreiging van gegevensverlies
  • Sneller gegevens herstellen en ophalen
  • Verbetering van networking en connectiviteit met Microsoft Office 365
Oplossingen
  • Barracuda Cloud-to-Cloud-Back-up
Resultaten
  • Geatomatiseerde back-up met één muisklik
  • Een inbox van 1GB kan binnen 15 minuten in plaats van
    4 uur worden hersteld
  • Verbeterde Office 365-ervaring een eenvoudigere
    gebruikerstoegang
  • Betere samenwerkingsbenadering van het delen van documenten en gegevens

De zoektocht om de dekking van de cloud te verbeteren

“Toen we overstapten naar de cloud, deden we ons onderzoek
naar cloudback-upoplossingen. We hebben gekozen voor een
shortlist van twee leveranciers. Barracuda zag eruit als een
product dat meer volwassen is en het product heeft een goede
naam in Nederland, dus besloten we om beide aanbiedingen
te bekijken.”
Beide leveranciers zetten een proof of concept-proefperiode
op. “We waren echt onder de indruk van de manier waarop
Barracuda hun pilot draaide. Het werd al snel duidelijk waarom
de Barracuda Cloud-to-Cloud-Back-up een krachtigere
oplossing was. Gebruikerslicenties, geautomatiseerde back-up
en echt prachtige functies zoals het automatisch toevoegen
van iedere aanpassing aan SharePoint aan de back-up waren
nog maar een paar van de redenen waarom we besloten om
hiermee verder te gaan,” legde hij uit.
De implementatie verliep naadloos en het installeren duurde
maar 15 minuten. KSS was ook zeer onder de indruk van
het ondersteuningsniveau van het team van Barracuda. “De
ondersteuning van het team van Barracuda overtrof onze
verwachtingen. Niet alleen bij het installeren van het product,
maar ook op momenten waarop we ondersteuning nodig
hadden, zelfs buiten kantooruren. Ze legden ook uit hoe alles
werkte en hebben ons door het implementatieproces heen
begeleid.” 

Menselijke fouten vallen nooit volledig weg en we hebben twee keer onze gegevens moeten herstellen sinds we zijn begonnen met het werken met de Barracuda-oplossing.
Bij een van die gevallen
synchroniseerden gebruikers SharePoint met OneDrive en verwijderden ze iets van de computer waarbij het vervolgens ook uit de cloud werd verwijderd. Dit was allemaal binnen twee uur hersteld.

Ronald van Beers

ICT Coördinator, KSS

De storm gaat liggen

“Barracuda Cloud-to-Cloud-Back-up werkt 99% van de tijd, waardoor veel van onze zorgen over gegevensverlies worden weggenomen. Waarschuwingsmeldingen wanneer dingen niet werken stellen ons ook gerust,” vertelde van Beers. “Eerst duurde het uren om een back-up van onze gegevens te maken, maar door gebruik te maken van de Barracuda Cloudto- Cloud-oplossing, kunnen we dit met één muisklik voor elkaar krijgen. Menselijke fouten vallen nooit volledig weg en we hebben twee keer onze gegevens moeten herstellen sinds we zijn begonnen met het werken met de Barracuda-oplossing. Bij een van die gevallen synchroniseerden gebruikers SharePoint met OneDrive en verwijderden ze iets van de computer waarbij het vervolgens ook uit de cloud werd verwijderd. Dit was allemaal binnen twee uur hersteld.”

Gegevens ophalen gaat ook veel sneller dan voorheen. Een mailbox van 1GB wordt binnen 15 minuten hersteld, vergeleken met vier uur met de oude oplossing.
“Iedereen is productiever en simpele toegang heeft het voor onze gebruikers zo veel eenvoudiger gemaakt om in te loggen op het systeem. Het is ook veel eenvoudiger om documenten te delen en flexibel met onze gegevens te werken,” vertelde hij er nog bij.

“Als je alles bij elkaar optelt, dan kunnen we niet gelukkiger zijn met de volwassenheid van de Barracuda Cloud-to-Cloud- Back-up-oplossing. Het was echt de moeite waard. Het is veel eenvoudiger te gebruiken dan ik had verwacht en alles werkte
precies zoals werd beloofd. De ondersteuning is ook geweldig. We bevelen ze ten zeerste aan.”

De zoektocht om de dekking van de cloud te verbeteren

“Toen we overstapten naar de cloud, deden we ons onderzoek naar cloudback-upoplossingen. We hebben gekozen voor een shortlist van twee leveranciers. Barracuda zag eruit als een product dat meer volwassen is en het product heeft een goede
naam in Nederland, dus besloten we om beide aanbiedingen te bekijken.”
Beide leveranciers zetten een proof of concept-proefperiode op. “We waren echt onder de indruk van de manier waarop Barracuda hun pilot draaide. Het werd al snel duidelijk waarom de Barracuda Cloud-to-Cloud-Back-up een krachtigere oplossing was. Gebruikerslicenties, geautomatiseerde back-up
en echt prachtige functies zoals het automatisch toevoegen van iedere aanpassing aan SharePoint aan de back-up waren nog maar een paar van de redenen waarom we besloten om hiermee verder te gaan,” legde hij uit.
De implementatie verliep naadloos en het installeren duurde maar 15 minuten. KSS was ook zeer onder de indruk van het ondersteuningsniveau van het team van Barracuda. “De ondersteuning van het team van Barracuda overtrof onze verwachtingen. Niet alleen bij het installeren van het product, maar ook op momenten waarop we ondersteuning nodig
hadden, zelfs buiten kantooruren. Ze legden ook uit hoe alles werkte en hebben ons door het implementatieproces heen begeleid.”